6) Tätigkeiten im Schuljahr

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Last updated: Juni 17, 2022 by Katharina Heinrich

Termine

Schularten

e*SA Tätigkeiten im Laufe eines Schuljahres

bis Ende der 1. SchulwochePTS

Schüleranforderung der zuletzt besuchten e*SA Schule

Anforderung der Schüler/innen durch PTS von den bisherigen Schulen.

ASO, MS, PTS, VSKontrolle des Personalstandes in der Lehrerverwaltung:
Nicht mehr an der Schule tätige Fremdlehrer/innen der BR melden.
bis Mitte 2. SchulwocheASO, MS, PTS, VS

Schülerzuweisung

Schüler mittels (Klassenzuordnung) in die jeweiligen Klassen zuweisen.

Schülerdatenpflege

Pflege in e*SA bis zum angegebenen Termin abschließen:
Alle aktiven Schüler/innen sind ihren Klassen zuzuordnen +Kontrolle von Schulstufe + Besuchsjahr

Noch fehlende Schüler/innen von der bisherigen Schule in e*SA schicken lassen, noch nicht in e*SA erfasste, neue Schüler/innen (=Schulanfänger sowie zugezogene Schüler aus der e*SA freien Zone) anlegen.

Angabe/Kontrolle der Erstsprache
Maßgeblich für die Zählung der Besuchsjahre bzw. für die Dauer der allgemeinen Schulpflicht ist auch für Schüler/innen mit anderen Erstsprachen als Deutsch der Schulpflichtbeginn nach österreichischer Rechtslage.
Weiters ist bei diesen Schüler/innen das Datum des erstmaligen Schuleintritts in Österreich in e*SA zu erfassen.
Einige Schülerdaten wie Ausbildungsstand, Jahreserfolg und diverse Bescheide/Entscheidungen sowie diverse Gruppenzuordnungen können bis Anfang Oktober „nachgepflegt" werden.

ASO, VS

Schulpflicht

Unterrichtspflichtige Kinder, die keine Schule besuchen (Befreiung schulpflichtiger Kinder vom Schulbesuch wegen Schulunfähigkeit),
sind von der sprengelmäßig zuständigen Schule in e*SA datenmäßig zu erfassen bzw. zu führen. Sie sind dem Knoten zugeordnete Schüler
 in der e*SA Schülerverwaltung zuzuordnen.

Das Schuleintrittsdatum in e*SA ist unverändert zu lassen, da die Dauer der Befreiung in die Dauer der allgemeinen Schulpflicht einzurechnen ist, d.h. dass sie als Besuchsjahr zählt.
Der Bescheid über die Befreiung vom Schulbesuch muss von der Leitung in e*SA eingetragen werden. Reg. Karte Bescheide/Entscheidungen

ASO, MS, PTS, VS

Schüler im Zweig Auslandsschulbesuch/häuslicher Unterricht

Schüler mit Abmeldung in den häuslichen Unterricht oder Auslandsschulbesuch sind von der sprengelmäßig zuständigen Schule in e*SA datenmäßig zu führen.
Sie werden jährlich dem Knoten häuslicher Unterricht bzw. Auslandsschulbesuch in der Schülerverwaltung zugewiesen.

Die entsprechenden Bescheide bzw. Mitteilungen müssen von der Leitung auf der Reg. Karte Bescheide/Entscheidungen eingetragen werden.

ASO, MS, PTS, VS

Organisation des Religionsunterrichtes

Die Abmeldung/Nichtteilnahme vom/am Religionsunterricht ist in e*SA auf der Reg. Karte Sonstiges zu vermerken.

ASO, MS, PTS, VS

e*SA Eingaben zu Schulbeginn

  • vollständige Lehrfächerverteilungen aller Lehrer/innen
  • Schülerzuordnungen zu den Klassen, Gruppen und Leistungsniveaugruppen.
    Säuberung des Knotens zugeordnete Schüler.
  • Eingabe der Stundenpläne der VLpD (= Lehrer/innen im neuen Dienstrecht) 
  • GTS: Zuweisung der Schüler/innen zu den bestehenden Gruppen.
    Eintragung der Anwesenheiten!

    Registerkarte Bescheide/Entscheidungen:
    Die aufnehmende Schule trägt abhängig von den Ergebnissen der MIKA -D Testungen ein:
  • ordentlicher Schüler mit anderer Erstsprache als Deutsch (max. 6 Jahre von-bis)
  • oder außerordentlicher Schüler DKu bzw. DKm (max. 2 Jahre von-bis) plus 4 bzw. 5 Jahre ordentlicher Schüler mit anderer Erstsprache als Deutsch
vom 1. Oktober
bis spätestens Ende 3. Woche im Oktober
ASO, MS, PTS, VS

Bildungsdokumentation

Erstellung und Hochladen der Bildungsdokumentation
XML-Datei keinesfalls vor 1 Okt. erstellen!

bis spätestens Ende 3. Woche im
Oktober		ASO, MS, PTS, VS

Schulpflichtmatrik

Übermittlung der Schulpflichtmatrik-Datei

10. November
ASO, MS, PTS

Ausbildungspflicht

Erstellung und Lieferung der Ausbildungspflicht
Reporting-Ausbildungspflicht:
Die Daten sind zu den 3 Stichtagen längstens binnen sieben Werktagen zu liefern.

nach SchulforumsbeschlussASO, MS, PTS, VS

Kalenderdatenpflege

Eingabe der von der Empfehlung der BD abweichenden schulautonomen Tage. Dabei muss unbedingt das Hakerl „gültig für ganze Bildungseinrichtung“ gesetzt werden!
Außerdem sind die von der BD vorgeschlagenen, nicht in Anspruch genommenen Tage zu löschen.

bis Ende JännerASO, MS, PTS, VSSchulnachrichten
01. März
ASO, MS, PTS

Erstellung und Lieferung der Ausbildungspflicht

Reporting-Ausbildungspflicht:
Die Daten sind zu den 3 Stichtagen längstens binnen sieben Werktagen zu liefern.

bis Mitte MärzASO, MS, PTS, VS

Neue Schulstruktur

bis Anfang AprilASO, VS

Neue Schüler anlegen

Datenerfassung der Schüler/innen nach der Schuleinschreibung.

10. Juni
ASO, MS, PTS

Erstellung und Lieferung der Ausbildungspflicht

Reporting-Ausbildungspflicht:
Die Daten sind zu den 3 Stichtagen längstens binnen sieben Werktagen zu liefern.

bis Mitte JuniASO, MS, PTS, VS

Jahreszeugnisse

Vorbereitung der Notenverwaltung zur Noteneingabe.

per 1. FerienmontagASO, MS, PTS, VS

Bildungseinrichtungszuordnung an die weiteren Schulen

Zuweisung der Schüler/innen an weitere e*SA Schulen.

WICHTIG:

Umgehende Eintragungen, die immer sofort nach Bekanntwerden im System eingetragen werden sollten (Schulart ASO, VS), sind folgende:

Entscheidungen:

  • über die Aufnahme in die Vorschulstufe
  • über die vorzeitige Aufnahme in die 1 Schulstufe
  • über den Wechsel der Schulstufe
  • über den Widerruf der vorzeitigen Aufnahme

Diese Entscheidungen sind in e*SA auf der Reg. Karte Bescheide/Entscheidungen der Schülerverwaltung einzutragen.

Änderungsdienst, Lehrerverwaltung (ASO, MS, PTS, VS):

  • Absenzen, Vertretungen, usw. sind im Anlassfall sofort einzutragen.
    Längere Absenzen können auch dauerhafte Änderungen der Diensteinteilung bewirken. Diese werden mit neuen Zeitbereichen in der Lehrerverwaltung abgebildet.
  • Geänderte Telefon- und E-Mailkontakte der Lehrer/innen werden an der Stammschule in e*SA eingetragen.