1) Häufig gestellte Fragen

Wie lege ich das neue Schuljahr an?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
prov. Schulstruktur
In Fällen wo keine prov. Schulstruktur gemacht wird muss wie im Link unterhalb beschrieben vorgegangen werden.
Neues Schuljahr anlegen (Klassen/Gruppen aus Vorjahr übernehmen)

Wie lege ich Klassen an?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
prov. Schulstruktur
In Fällen wo keine prov. Schulstruktur gemacht wird muss wie im Link unterhalb beschrieben vorgegangen werden.
Öffnen Sie eine Klasse und klicken auf die Schaltfläche Neu.
Neue Klasse anlegen

Wie lege ich Gruppen an?
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Gruppen die Anleitung dafür.
prov. Schulstruktur
In Fällen wo keine prov. Schulstruktur gemacht wird muss wie im Link unterhalb beschrieben vorgegangen werden.
Gruppen

Wie lösche ich Klassen und Gruppen die nicht benötigt werden?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Klassen/Gruppen löschen

Wie erhalte ich ein Fach, welches unter den Facharten nicht zu finden ist?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Neues Fach anlegen

Welche Religionsgruppen müssen angelegt werden?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Religion

Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Neuen Benutzer anlegen

Wie kann ich nicht mehr benötigte Benutzer im Modul Berechtigungen/Benutzer löschen?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Benutzer

Warum sieht mein KV seine Klasse nicht?
Bei dem Benutzer wurde unten in dem Feld Lehrer kein Name eingetragen und/oder der KV fehlt in der Klasse in der Schulstruktur. Beides muss kontrolliert werden!

Wie lege ich eine neue Lehrperson an?
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Neuen Lehrer anlegen die Anleitung dafür.
Lehrerverwaltung

Wie beende ich eine Lehrperson?
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Stammlehrer/Fremdlehrer beenden die Anleitung dafür.
Lehrerverwaltung

Wo gebe ich die Akad. Grad eines Lehrers ein?
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Neuen Lehrer anlegen die Anleitung dafür.
Lehrerverwaltung

Warum scheinen in der Notenverwaltung teilweise doppelte Fächer auf?
Das Fach wurde einer Gruppe und auch der Klasse zugewiesen. Bitte weisen Sie ein Fach in der Schulstruktur weg!
Beziehungsweise können Sie auch nur einmal das Fach in der Notenverwaltung beurteilen!

Warum scheint ein Fach nicht in der Notenverwaltung auf?
Wenn ein Fach in der Notenverwaltung nicht aufscheint, fehlt meistens in der Schulstruktur unter den Facharten entweder der Zeugnisname oder das Hakerl bei Beurteilung.

Wie kann ich einen verbalen Text bei einem Fach eintragen?
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Verbaler Text die Anleitung dafür.
Notenverwaltung

Wie kann ich bei einem Schüler einen SPF Eintrag eingeben?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Schüler mit SPF

Wie gebe ich bei der Semesterinformation die Textbausteine ein?
Wählen Sie oben bei der Notenart Semesterinformation aus.
Danach klicken Sie mit der rechten Maustaste in das gewünschte Fach. Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe der verbalen Beurteilung beziehungsweise der Textbausteine.

Wie kann ich die Spalte in der Notenverwaltung löschen?
Unterhalb der letzten Note befindet sich die Schaltfläche mit einem roten X.

Warum kann mein KV nur die letzte Spalte in der Notenverwaltung löschen?
Ein Klassenvorstand hat mit seiner Rolle (KV) nur die Möglichkeit die Beurteilungen der letzten Spalte zu löschen.
Daher muss dies der Direktor, wenn nötig, entfernen.

Welche Notenarten darf ich verwenden?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Notenart

Wie gebe ich einen neuen Schüler ein?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Neuer Schüler

Wo finde ich ehemalige Schüler?
Entweder in der Schülerverwaltung/Schüler/ehemalige Schüler (bitte hier die Suchfunktion verwenden) oder über das Schuljahr in den jeweiligen Klassen!

Wo finde ich den von mir angelegten Schüler?
Unter den zugeordneten Schülern.

Kann ich gelöschte Schüler wieder aktivieren?
Ja, mit Rechtsklick auf den Schüler und danach auf Schüler wiederherstellen drücken.

Wie verschiebe ich einen Schüler zum häuslichen Unterricht/Auslandsschulbesuch/in Privatschulen ohne Öffentlichkeitsrecht/Befreiung vom Schulbesuch?
Dies wird mit der Namensgleichen Funktion Zuordnung Auslandsschulbesuch usw. gemacht.

Ich finde meine Schüler im häuslichen Unterricht/Auslandsschulbesuch nicht mehr?
Dieser Fall tritt ein, wenn ein Schuljahr beendet ist. Danach werden diese Schüler in den Zweig ehemalige Schüler verschoben.
Von dort aus müssen Sie wieder der Schule mit der Funktion Bildungseinrichtungszuordnung zugewiesen werden.
Unter den zugeordneten Schülern kann der Schüler nun wieder mit der Funktion Klassenzuordnung in den häuslicher Unterricht/Auslandsschulbesuch zugeordnet werden.

Was mache ich, wenn ein Schüler bei den zukünftigen Schülern ist?
Dieser Schüler wurde offensichtlich mit einem zukünftigen Datum versendet!
Daher wird der Schüler, sobald der Stichtag der anderen Schule eintrifft automatisch in den Zweig zugeordnete Schüler gesendet.
Von dort aus kann er einer Klasse zugeteilt werden.

Wie ordne ich einen Schüler einer Klasse zu?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Klassenzuordnung

Wie stufe ich einen Schüler im Klassenverband zurück?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Wechsel der Schulstufe

Wie beende ich einen Schüler an meiner Schule?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Beenden der Schullaufbahn eines Schülers

Wie mache ich eine Gruppenzuordnung?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Gruppenzuordnung

Wie lösche ich eine Gruppenzuordnung?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Gruppenzuordnung eines Schülers entfernen

Wie ordne ich einen Schüler einer Fremdschulgruppe zu?
Sobald die Schule, die diese Gruppe Unterrrichtet die Gruppe in e*SA angelegt hat, können Sie die Schüler mit Hilfe der Gruppenzuordnung zuweisen.
Bei dem Punkt Bildungseinrichtung wählen Sie die Fremdschule aus, danach erscheint auch schon im Punkt Gruppe der dazugehörige Gruppenname.
Nach der Eingabe der restlichen Punkte +Speichern, erscheint links in der Baumstruktur unterhalb der eigenen Gruppen die Fremdschulgruppe.

Wo setzte ich das Hakerl für sprengelfremde Schüler?
Dies wird direkt in der Schülertabelle gesetzt. Klicken Sie direkt auf die Klasse, sodass rechts die Schülertabelle angezeigt wird.
Ganz hinten in der Tabelle kann bei jedem Schüler das Häkchen gesetzt werden.

Wo ändere ich das Besuchsjahr eines Schülers?
Dies wird in den Grunddaten des Schülers korrigiert.
Bei Schuleintritt muss das Datum angepasst werden!

Welcher Status wird beim versenden eines Schülers an eine andere Bildungseinrichtung eingetragen?
Der Status wird nicht mitgesendet, daher ist es gleichgültig welcher Status drinnen steht.

Wie lege ich einen außerordentlichen Bescheid an?
Dieser wird bei einem Schüler in den Grunddaten/Reg. Bescheide angelegt.
Wichtig ist aber bei D/Art (von - bis) einzutragen, denn nur so kann auch ein Ende-Datum eingegeben werden.

Obwohl ich den AOS Bescheid eingetragen habe, scheint das Hakerl nicht in der Schülertabelle auf?
Bitte überprüfen Sie in den Grunddaten/Bescheide das Datum des Bescheides (Beginn und Ende)!

Wenn ich einen neuen Schüler anlege und speichern will, erscheint die Meldung, dass dieser Schüler schon an einer anderen Schule angelegt wurde?
Wurde die richtige SVNR eingetragen, muss dieser Schüler von der anderen Bildungseinrichtung an Sie gesendet werden. (Im Notfällen kann das auch die e*SA Hotline übernehmen.)
In manchen Fällen wurde beim Eingeben des Schülers keine SVNR eingetragen.
Hier prüft e*SA auf 0000 (für die SVNR) und das Geb. Datum. Deshalb können manche Schüler nicht gespeichert werden, da schon ein Schüler mit dieser Kombination besteht.
Entweder Sie warten auf die richtige SVNR oder Sie fordern bei der Statistik Austria ein Ersatzkennzeichen an. (Siehe Link unterhalb)
https://www.lsr-ooe.gv.at/fileadmin/information_service/esa/Anleitung_Ersatzkennzeichen__2018_.pdf

Wo trage ich einen SPF Bescheid ein?
In den Grunddaten/ Reg. Bescheide Entscheidungen im unteren Bereich.

Wo trage ich GTS Anwesenheiten ein?
Entweder über die Funktion in der Schülertabelle, indem Sie mit rechte Maustaste auf den Schüler klicken und GTS Anwesenheiten bearbeiten auswählen.
Oder direkt in den Grunddaten/ Reg. Schullaufbahn

Wie melde ich meine Schüler zu der Sommerschule an?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Sommerschule Anmeldung

Wo finde ich die Matrikelnummer der Schüler?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Matrikelnummer - SchülerID

Warum bleibt die Sozialversicherungsnummer rot?
Relvant ist in diesen Fällen die 10-stellige SVNR., diese ist immer korrekt.
Im Link unterhalb finden Sie eine Information dafür.
Schülergrunddaten

Wo gebe ich die Abfragewerte ein?
Diese werden in der Spalte erster Wert eingetragen.

Wo kann ich auswählen welche Felder am Report stehen sollen?
Dies wird in der Schaltfläche Anzeigefelder auswählen bearbeitet.
Standardmäßig werden immer alle zur Verfügung stehende Felder angezeigt.

Wo sehe ich, welcher Felder am Report angezeigt werden?
Wenn auf die Schaltfläche Anzeigefelder auswählen geklickt wird, werden alle Felder angezeigt, die am Report später aufscheinen.

Gibt es eine Möglichkeit in einem Report selbst zu bestimmen welche Werte oben zu stehen haben?
Die Reports im Ordner Datenexport beinhalten alle Felder. Hier kann mit der Schaltfläche Anzeigefelder auswählen ausgewählt werden welche Daten der Report auswerten soll.

Wo finde ich den Report Schulpflichtmatrik?
Im Modul Reporting/Player/Matrik.
Weitere Details finden Sie unter folgendem Link.
Schulpflichtmatrik

Warum kann ich die Schulpflichtmatrik nicht speichern?
Bitte wählen Sie einen Speicherort und geben auch einen Speichernamen ein!

Ich habe einen Fehler bei der Ausbildungspflicht, weiß aber nicht welcher Schüler damit gemeint ist?
In der Referenz steht eine Nummer, diese enthält als Erstes die SVNR und als Zweites das Geb. Datum.
Der Schüler kann mit diesen Daten in e*SA gesucht und der Fehler behoben werden.
Weitere Details finden Sie unter folgendem Link.
Ausbildungspflicht

Wo finde ich die Bildungsdokumentation?
Im Modul/Reporting/Bildungsdokumentation

Warum wird meine Bildok. Datei nicht gespeichert?
Bitte wählen Sie einen Speicherort aus und geben einen Speichernamen ein.

Allgemeine Bildok. Fragen?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Bildok. Hilfe

Im Zeugnisdruck sehe ich keine Zeugnisse, obwohl diese in der Notenverwaltung eingetragen wurden?
Wenn im Zeugnisdruck keine Noten sichtbar sind, wurde ein unterschiedlicher Zeugnistyp verwendet.
z.B. in der Notenverwaltung Jahresinformation und im Zeugnisdruck Jahreszeugnis.

Wie erstelle ich ein Vorläufiges Zeugnis?
Im Zeugnisdruck wird das Hakerl bei Vorläufig gesetzt. Danach kann die Vorschau erstellt und gespeichert werden.

Mein Zeugnis ist zweiseitig. Wie bekomme ich es auf eine Seite?
Wählen Sie im Zeugnisdruck bei Formular das kleine Formular aus.
Danach sollte sich das Zeugnis auf einer Seite ausgehen.

Ich kann die Vorschau nicht speichern?
Die Vorschau ist tatsächlich nur als Vorschau gedacht!
Wenn gespeichert werden will, muss die Schaltfläche Speichern gedrückt werden.

Wenn ich die Jahreszeugnisse abspeichere, kann ich die Schüler nicht in die kommende Klasse verschieben?
Die Klassen für das kommende Schuljahr wurden noch nicht angelegt.
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Neues Schuljahr anlegen (Klassen/Gruppen aus Vorjahr übernehmen)

Wenn ich Schüler nicht über den Zeugnisdruck in die kommenden Klassen aufsteigen lassen will, was muss ich anklicken?
Nach Klick auf Speichern, erscheint ein Dialog bei dem zwischen aufsteigen oder wiederholen oder auch weder/noch gewählt werden kann.
In diesem Fall wird weder/noch ausgewählt!

Wo drucke ich ein Zeugnisduplikat aus?
Dies wird im Zeugnisdruck/Vergangenheit gedruckt.
Im Link unterhalb finden Sie unter dem Punkt Zeugnisdruck Vergangenheit die Anleitung dafür.
Zeugnisdruck

Wo und wie lösche ich ein Zeugnis in der Vergangenheit?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Zeugnis in der Vergangenheit löschen

Wie erstelle ich ein Externistenprüfungszeugnis?
Im Link unterhalb finden Sie die Anleitung dafür.
Externistenprüfungen

Kann ich ein Externistenprüfungszeugnis löschen?
Das Löschen eines Externistenprüfungszeugnis kann nur die e*SA Hotline!

Wie muss ich vorgehen, wenn ich mein Passwort vergessen habe oder dieses nicht mehr gültig ist?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, muss dieses vom Direktor oder vom Direktor-Stellvertreter zurückgesetzt werden.
Das Passwort kann im Modul Benutzer zurückgesetzt werden. Wählen Sie hierfür den betroffenen Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort zurücksetzen.
Jetzt erhält der Benutzer ein neues Passwort, dieses ist 3 Tage gültig und muss beim ersten Login geändert werden.

Wann kann welche Verwertungsart eingeben werden?

• Eine Statt-Vertretung kann eingeben werden, wenn aufgrund einer Schulveranstaltung eine oder mehrere Stunden entfallen sind.
  Achtung: Die entfallenen Stunden können nur in derselben Kalenderwoche, in der diese ausgefallen sind, vertreten werden.

• Eine Mitbetreuung ist nur dann möglich, wenn der Lehrer oder die Lehrerin zu derselben Uhrzeit unterrichtet.

• Eine Vertretung kann nur dann erfolgen, wenn der vertretene Lehrer zu dieser Uhrzeit freihat.